Cases om u te inspireren

Lijst van verschillende fotografen en hun respectievelijke fototoestellen
Lijst van fotoalbums onder de geselecteerde klant
Toevoegen van een fotoalbum voor een klant
Lijst van bestelde producten onder de geselecteerde klant
Mogelijkheid om per besteling een lijst van de bestelde foto's te bekijken.
Het kassasysteem om bestellingen, bonnen en facturen op te maken en uit te printen
Beheren van de producten
Voor de klant: Het bekijken van foto’s in een publiek album
De ingelogde gebruiker kan enkel de albums zien waar hij toegang tot heeft
Toevoegen van verschillende producten, waarin een selectie van foto’s kan gestopt worden
Bekijken en toevoegen van foto's aan het geselecteerde product
Uitnodigen en beheren van vrienden die toegang worden gegeven tot de albums
Overlopen en aanpassen van de fotoselectie onder een product

Photohome: Vlot bewaren, beheren en verkopen/leveren van foto's

Photohome is een systeem om de workflow van een fotograaf te automatiseren waardoor hij voor zichzelf uniformiteit en tijdswinst genereert.

Photohome heeft 3 grote delen:
  • Bestandsbeheer of fotobeheer
  • Administratie voor de fotograaf
  • Selectie en/of aankopen van de foto’s door een klant

Bestandsbeheer: het bewaren van de foto’s

In de standaard setup veronderstelt het Photohome systeem dat alle foto’s toegankelijk blijven. Dit betekent dat deze altijd live staan op een dataserver, en niet ergens offline gearchiveerd zijn op CD, USB-stick of hardeschijf.

Deze setup brengt de meeste automatisering met zich mee. Indien een klant een bepaalde reportage die gearchiveerd werd selecteert voor een album of aankoop, is er nog een tussenstap nodig om deze foto’s ‘online’ te brengen.

Tegenwoordig kan men voor gegevensopslag 4TB tot 8TB disks vinden. Het is dan ook heel betaalbaar om een dataserver met redundantie van bijvoorbeeld 10TB aan te kopen, te leasen of te huren. Als fotograaf kan u voor de opslag van uw gegevens een dataserver met redundantie van onze of uw eigen keuze aankopen. Het kan natuurlijk ook dat u reeds over grote opslagmogelijkheden beschikt.

Indien de fotograaf een dataserver accepteert van onze keuze, is de Photohome software die de datastructuur en de bestanden beheert, volledig voorzien op de dataserver. Indien de fotograaf een andere oplossing kiest waarop alle foto’s beschikbaar zijn, dient hij een mini-(hardware)-appliance aan te schaffen die de datastructuren en de foto’s beheren op de server.

Voor de opslagduur van foto’s stellen we de fotograaf voor dat hij met een systeem werkt waarin hij de foto’s voor zijn klanten maximaal 2 jaar bewaart. Zo hoeft geen eindeloze opslagcapaciteit voor klanten worden voorzien. Als klanten wensen dat hun foto’s langer bewaard blijven, dan betalen zij een bewaarplan van bijvoorbeeld 99 euro per jaar, of kopen ze na 2 jaar al hun foto’s digitaal aan. Op deze wijze kan de kost voor de opslagruimte gedrukt of zelfs gerecupereerd worden. Indien klanten geen bewaarplan wensen, dan kunnen zij hun foto’s ook niet meer aankopen via het Photohome systeem. Het systeem kan lijsten van klanten samenstellen die voor een bewaarplan in aanmerking komen.

Dit systeem verbindt de fotograaf evenwel niet exclusief aan de voorgestelde structuur. Hij is nog steeds vrij zijn foto’s op andere locaties bewaren en/of bewerken.

Administratie voor de fotograaf:

Initieel kan de fotograaf zijn verschillende fototoestellen en eventueel verschillende fotograaf-medewerkers met hun fototoestellen definiëren. Dit is om nummeroverlapping per fototoestel tegen te gaan alsook een vlotte opvolging te kunnen doen van welke fotograaf welke foto genomen heeft. Dit laatste brengt duidelijkheid in het geval een extra commissie uitbetaald wordt bij het verkopen van één van de foto’s.

Tevens kunnen een aantal producten gedefinieerd worden. Dit zijn bijvoorbeeld verschillende soorten fotoboeken, selecties van foto’s, losse foto’s in verschillende formaten, fotoboxen, etc. Deze producten worden op de hoofdpagina van Photohome aan de klant getoond. Wanneer deze klant bij bestelling van een reportage al producten besteld had, staan deze producten klaar in de productenlijst van de klant. In het geval van fotoboeken kan de klant deze vervolgens ‘vullen’ met foto’s.

Bovendien is er een systeem van ‘private’ en ‘publieke’ albums. Private albums zijn enkel toegankelijk via login voor klanten die een reportage besteld hebben. Op uitnodiging kan de klant vrienden uitnodigen en toegang geven tot de reportage na het aanmaken van een login.

Publieke albums zijn voor iedereen toegankelijk die door de fotograaf op de hoogte werd gebracht van zijn Photohome URL. Zo kan de fotograaf foto’s van vrije reportages zoals een avondmarkt, dorpsfeest of kerkviering via Photohome te koop aanbieden door aan omstaanders kaartjes met de URL van zijn Photohome website uit te delen. Via dit online adres kunnen zij de foto’s bekijken en rechtstreeks aankopen.

Photohome vereenvoudigt de workflow van de fotograaf in de volgende stappen:

  1. Het aanmaken van een klant in het systeem.
  2. Het aanmaken van een album of event onder deze klant, voorzien van een type (bv. huwelijk, baby, familie, studio, …). Per type kan al dan niet een aparte prijs gebruikt worden voor de verkoop van losse foto’s.
  3. Het nemen van de foto’s op locatie of in de studio, al dan niet met verschillende fototoestellen en/of door verschillende fotografen.
  4. Door het beheersysteem wordt de nodige structuur aangemaakt op de dataserver.
  5. De fotograaf en/of medewerkers plaatsen de foto’s in hun respectievelijke automatisch aangemaakte folders op de dataserver.
  6. De fotograaf plaatst de vooraf bestelde producten onder de klant. Dit is bijvoorbeeld een trouwboek waarvoor er 40 foto’s dienen geselecteerd worden en een fotobox met 10 foto’s. Deze staan nu klaar om door de klant gevuld te worden met foto’s.
  7. De fotograaf duidt in de admin applicatie aan dat de foto’s klaar staan voor verwerking.
  8. Het systeem past automatische de resolutie van de foto’s aan en voegt al dan niet een watermerk toe. Vervolgens worden de foto’s beveiligd op de Photohome website geplaatst en ontvangt de klant een e-mail met een unieke code, waarmee hij/zij zich kan aanmelden als gebruiker van het systeem.
  9. De fotograaf wacht tot de klant zijn selectie gemaakt heeft en/of losse foto’s heeft besteld.

Vanaf het moment dat de klant een foto bestelt of een selectie doorstuurt, krijgt de fotograaf een e-mail met de bestelbon en een document waarop per selectie en bestelling de foto’s met naam en thumbnail opgelijst staan.

Op de dataserver wordt een bestellingsfolder aangemaakt waar de bestelde en/of geselecteerde foto’s in gekopieerd worden. In deze kopie zitten niet enkel de .jpg beelden maar uiteraard ook de RAW beelden vervat. Hier doet zich de grootste tijdwinst van de fotograaf voor: hij hoeft niet meer de verschillende foto’s manueel uit te zoeken. Deze worden snel teruggevonden, waarna ze bewerkt en geplaatst worden in een fotoboek of als losse foto’s afgeleverd worden.

De klant blijft zijn login behouden. Als hij op een later tijdstip nog eens foto’s bestelt, wordt dit proces herhaald.

Verdere functionaliteiten van Photohome:

    Bonbeheer:

      Deze functionaliteit beheert de bestellingen en opvolging van betalingen. Deze werkt als volgt: De fotograaf maakt een bon op voor een reportage en ontvangt een voorschot. Dit voorschot wordt ingegeven als betaling, waarna het systeem het nog openstaande bedrag registreert.

      Bij het beëindigen van de reportage ontvangt de fotograaf de eindbetaling. Op dit punt geeft hij in Photohome in dat de bon volledig voldaan is. Vervolgens kan hij van deze bon een factuur maken.

      De betalingen kunnen ingegeven worden met een type betaling zoals cash, overschrijving of betaalkaart, en zijn te allen tijde oproepbaar.

    Facturatie:

      Bonnen worden ‘ingeboekt’ als kassaverkopen. Wanneer voor een bedrijf werd gewerkt of wanneer een particulier een factuur wenst, kan een bon omgevormd worden in een factuur.

      Er kunnen ook vrij facturen gemaakt worden, die niet noodzakelijker wijze voor een reportage zijn. Dit kan bijvoorbeeld ook voor het verkopen van batterijen, kaders of andere producten.

      Op regelmatige basis kan een lijst opgemaakt worden van de facturen. Dit om enerzijds een overzicht te krijgen van de openstaande facturen, en anderzijds deze op vlotte wijze in te boeken in de boekhouding.

    Kassasysteem:

      Een kassasysteem voor de winkelverkoop van producten zoals afdrukken van foto’s die klanten binnenbrengen, pasfoto’s, vergrotingen, kaders, etc.

    Productenbeheer / stockbeheer:

      Met Photohome kan bijgehouden worden hoeveel en welke producten verkocht werden.

      Er kan een lijst opgemaakt worden om te bepalen wat nog in stock is. Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden voor de waardebepaling van de stock voor de boekhouding

    Barcodesysteem:

      Er kan voor gekozen worden om producten te voorzien van een barcode, om zo de verkoop aan de kassa te versnellen.

      Alle functionaliteiten werken samen als één geheel. Dit betekent dat wanneer een reportageklant in de winkel komt voor een aankoop, deze ook als klant terug te vinden is in het kassasysteem. Hierdoor kan een bon en/of factuur direct op zijn/haar naam opgemaakt worden. De klant zal dan ook per e-mail een kopie van de bon bij hem/haar thuis ontvangen.

Selecteren en/of aankopen van de foto’s door een klant:

Om een correcte werking van het klantengedeelte, namelijk het selectiesysteem en het online plaatsen van de foto’s, te garanderen, is er een deel housing nodig. De foto’s op het housingsysteem worden door de dataserver automatisch online geplaatst in .jpg-formaat van hoge resolutie. Hiervan worden dan afbeeldingen in lagere resolutie gemaakt met een watermerk. De klant ziet bijgevolg nooit de foto’s in de hoogste resolutie en zonder watermerk, tenzij de fotograaf hierover anders beslist. Zo kan gekozen worden voor een weergave in de hoogste resolutie wanneer de klant enkel digitale foto’s wil aankopen.

Eenmaal ingelogd op de Photohome website kan de klant enkel zijn private albums zien. Private albums van andere klanten zijn onzichtbaar; noch de titel, inhoud of klantnaam zijn terug te vinden. Op deze wijze wordt de privacy van klanten volledig verzekerd.

Hoe verloopt Photohome voor de klant?

De klant bestelt zijn reportage bij de fotograaf met een uitwerking van de foto’s in bijvoorbeeld een album van 40 foto’s, een ouderboekje van 20 foto’s en een plexi fotobox van 10 foto’s.

  1. De klant laat de foto’s maken door de fotograaf en/of zijn medewerker(s).
  2. Hij ontvangt een e-mail met de melding dat de foto’s in Photohome klaar staan.
  3. Hij gaat naar de Photohome website van de fotograaf, waar hij voor zijn private album een login en wachtwoord aanmaakt.
  4. In dit album kan hij zijn foto’s en zijn bestelde producten zien. Hij kan vervolgens een product selecteren en verschillende foto’s kiezen voor de opvulling. Daarnaast kan hij ook nog losse foto’s bestellen.
  5. De klant kan ook vrienden uitnodigen. Deze krijgen via e-mail een uitnodiging om een login aan te maken, waarna ze de foto’s van de klant kunnen zien. De uitgenodigde vrienden kunnen dan ook foto’s uit het album aankopen. De klant hoeft hierdoor niet bij te houden wie welke foto wil aankopen.

Interesse in ons Photohome systeem? Aarzel dan niet om ons te contacteren. Wij maken u graag verder wegwijs in de vele mogelijkheden en toepassingen van Photohome.

©2017 MH bvba - contacteer ons